WBSO controles

Als je gebruikmaakt van de WBSO dan ben je verplicht om een administratie bij te houden. Die kent enkele voorwaarden, maar is grotendeels vormvrij. De administratie hoeft niet periodiek aan RVO verstrekt te worden, maar dient bij je bedrijf aanwezig te zijn. Vervolgens voert RVO steekproefsgewijs controles uit bij bedrijven. Deze controles kunnen zowel digitaal als op locatie plaatsvinden en worden altijd vooraf aangekondigd. In dit artikel leggen we uit wat een WBSO-controle inhoudt, waar RVO op let en hoe je je hier optimaal op voorbereidt.

Een controle vindt altijd achteraf plaats. In de meeste gevallen zal het voorgaande kalenderjaar worden gecontroleerd. Een controle kent in principe drie vaste onderdelen die altijd behandeld worden:

• Urenadministratie. Hierbij wordt gecontroleerd of de uren juist worden bijgehouden. De uren dienen per persoon, per dag, per project te zijn bijgehouden. De manier waarop je dit doet is vormvrij. Het kan eenvoudig via Excel of een urenregistratieprogramma zoals Clockify. Het is van belang dat de urenadministratie altijd tijdig wordt bijgewerkt, uiterlijk binnen 10 werkdagen.
• Mededeling. Hierbij wordt gecontroleerd of de uren uit de urenadministratie aansluiten bij de mededeling die is gedaan. Daarnaast wordt soms ook gecontroleerd of hierbij het uurtarief juist is berekend. Dit wordt gedaan door te controleren of de doorgegeven medewerkers ook daadwerkelijk allemaal in dienst waren op dat moment, bijvoorbeeld door een verzamelloonstaat.
• Projectadministratie. Uit de projectadministratie moet op eenvoudige manier af te leiden zijn wat de aard, de inhoud en de voortgang van het ontwikkelingswerk is. Uit de administratie moet blijken dat de werkzaamheden die zijn uitgevoerd betrekking hebben op de toegekende projecten. Deze administratie kan bestaan uit bijvoorbeeld aantekeningen, berekeningen, versiebeheersystemen, schetsen, tekeningen, foto’s, video’s en testresultaten. De omvang van de projectadministratie hangt af van het aantal geregistreerde uren. Hoe meer uren er aan ontwikkeling zijn besteed, hoe groter de projectadministratie dient te zijn.

Tijdens een controle kan RVO constateren dat de administratie niet voldoende is. Afhankelijk van de mate waarin de administratie niet voldoet kan RVO besluiten om een correctiebeschikking af te geven, waarbij een gedeelte van de toegekende afdrachtsvermindering wordt teruggevorderd. Bij ernstige overtredingen kan RVO naast een correctiebeschikking ook een boete opleggen.

Een WBSO-controle hoeft geen reden tot paniek te zijn. Wel is het van belang dat de administratie aan de voorkant goed is ingericht. Zo voorkom je achteraf problemen.