subsidiespecialist

De WBSO in het kort

De WBSO is een fiscale stimuleringsregeling waarmee de Nederlandse overheid een deel van de loonkosten, overige kosten en uitgaven voor speur- en ontwikkelingswerk (S&O), ook wel Research & Development (R&D) genoemd, compenseert . Heeft u een bedrijf dat ontwikkelings- en/of onderzoeksprojecten uitvoert, dan komt u wellicht in aanmerking voor de WBSO. De WBSO vergoedt een deel van de (loon)kosten en uitgaven van uw R&D-project. Uw bedrijf draagt dan minder loonheffingen af. Bent u een zelfstandige (u bent bijvoorbeeld eigenaar van een eenmanszaak), dan krijgt u een vaste aftrek voor S&O.

Onder S&O wordt verstaan het ontwikkelen van voor u of uw bedrijf technische nieuwe producten, productieprocessen of programmatuur. Voor producten en productieprocessen geldt dat het om tastbare, fysieke zaken moet gaan. Om in aanmerking te komen voor de WBSO dient er sprake te zijn van technische risico’s of onzekerheden.

Aanvragen kunnen telkens tot het eind van de maand worden ingediend voor een projectperiode die start in de direct daaropvolgende kalendermaand. Binnen een kalenderjaar mag voor maximaal vier perioden van minstens drie kalendermaanden een aanvraag worden ingediend. Wilt u graag een project starten op 1 januari, dan moet uw aanvraag uiterlijk 20 december van het voorgaande kalender ingediend zijn.

De WBSO

De Wet Bevordering Speur- en Ontwikkelingswerk (WBSO) stimuleert technische innovatie (S&O) binnen het Nederlandse bedrijfsleven. Het gaat hierbij om de technische ontwikkeling van nieuwe producten, productieprocessen en programmatuur en/of om het verrichten van technisch-wetenschappelijk onderzoek. De WBSO is de langst bestaande en meest gebruikte subsidieregeling in Nederland voor het bevorderen van innovatie. Elk jaar maken meer dan 20.000 bedrijven in Nederland gebruik van de regeling en ontvangen zij gezamenlijk per jaar meer dan 1,1 miljard aan subsidie. Heeft u een bedrijf dat ontwikkelings- en/of onderzoeksprojecten uitvoert, dan komt u wellicht in aanmerking voor de WBSO. De WBSO vergoedt een deel van de (loon)kosten en uitgaven van uw R&D-project. Uw bedrijf draagt dan minder loonheffingen af. Bent u een zelfstandige, dan krijgt u een vaste aftrek voor S&O.

Uw voordeel

De wijze waarop u voordeel kunt halen uit de WBSO is afhankelijk van de bedrijfsvorm die uw onderneming heeft. U wordt aangemerkt als inhoudingsplichtige indien u werknemers in dienst heeft die S&O verrichten. U kunt dan in aanmerking komen voor een vermindering van de afdracht loonheffing. Voor 2021 gelden de volgende percentages en bedragen:

  • afdrachtvermindering over de loonkosten voor een speur- en ontwikkelingsproject (S&O-project). Deze afdrachtvermindering wordt berekend over de S&O-loonkosten en bedraagt 40% (technostarters 50%) over de eerste € 350.000 aan loonkosten. Daarboven geldt een tarief van 16%;
  • afdrachtvermindering over de kosten en uitgaven voor een S&O-project. Deze afdrachtvermindering bedraagt 40% (technostarters 50%) over de kosten en uitgaven die gemaakt worden voor het uitvoeren van een eigen S&O-project. Men heeft hierbij de keuze tussen een forfaitair bedrag per S&O-uur (€ 10 per S&O uur voor de eerste 1.800 uur en € 4 voor elk volgend uur) of het daadwerkelijke bedrag aan kosten en uitgaven.

Uw S&O loonkosten worden berekend op basis van uw S&O-uurloon. Het S&O-uurloon is een vast gemiddeld bedrag per uur dat geldt voor al uw S&O-mederwerkers. Dit S&O-uurloon geldt voor het hele kalenderjaar. Heeft u in 2019 geen S&O-verklaring ontvangen, dan geldt in 2021 voor u het forfaitaire uurloon van € 29. Heeft u in 2019 wel een S&O-verklaring ontvangen, dan wordt uw gemiddelde uurloon door de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) berekend op basis van gegevens uit uw aangiften loonheffingen over 2019.

Hieronder treft u enkele rekenvoorbeelden voor verschillende scenario’s:

Voorbeeld 1: U doet een aanvraag voor 600 uur en bent een technostarter (50%). U kiest voor het forfaitaire bedrag voor kosten en uitgaven (€ 10 voor de eerste 1800 uur, daarna € 4) en heeft in 2019 geen S&O-verklaring ontvangen:

  • het forfaitaire S&O-uurloon bedraagt € 29. De totale S&O-loonkosten komen hiermee op € 17.400;
  • uw aanvullend forfaitaire bedrag is 600 * € 10 = € 6.000;
  • uw totale S&O-grondslag komt hiermee op: € 14.500 + € 5.000 = € 23.400;
  • dit betekent dat uw voordeel € 23.400 * 50% = € 11.700 is.

Voorbeeld 2: U doet een aanvraag voor 2.000 uur en bent geen technostarter (40%). U kiest voor het forfaitaire bedrag voor kosten en uitgaven (€ 10 voor de eerste 1.800 uur, daarna € 4). U heeft in 2019 een S&O-verklaring ontvangen:

  • uw S&O-uurloon bedraagt € 25. De totale S&O-loonkosten komen hiermee op € 50.000;
  • uw aanvullend forfaitaire bedrag is (1.800 * € 10) + (200 * € 4) = € 18.800;
  • uw totale S&O-grondslag komt hiermee op: € 50.000 + € 18.800 = € 68.800;
  • dit betekent dat uw voordeel € 68.800 * 40% = € 27.200 is.

Voorbeeld 3: U doet een aanvraag voor 1.500 uur en bent geen technostarter (40%). U kiest voor daadwerkelijke kosten en uitgaven. U heeft in 2019 een S&O-verklaring ontvangen:

  • uw S&O-uurloon bedraagt € 32. De totale S&O-loonkosten komen hiermee op € 48.000;
  • uw totale kosten zijn € 20.000, uw uitgaven €72.000. totaal kosten en uitgaven: € 92.000;
  • uw totale S&O-grondslag komt hiermee op: € 48.000 + € 92.000 = € 140.000;
  • dit betekent dat uw voordeel € 140.000 * 40% = € 56.000 is.

Bent u zelfstandige en draag u belasting af via de inkomstenbelasting, dan wordt u aangemerkt als belastingplichtige. Als u als belastingplichtige 500 uren of meer aan S&O in een kalenderjaar besteed kunt u in aanmerking komen voor S&O-aftrek. Voor 2021 is nog niet bekend gemaakt hoe hoog dit bedrag is. Voor 2020 was dit bedrag € 12.775 (technostarters € 19.166). Zelfstandigen komen niet in aanmerking voor een aftrek over de kosten en uitgaven voor een S&O-project. Bent u zelfstandige maar heeft u ook nog personeel in loondienst dat S&O verricht? Dan kunt u voor uw personeel als inhoudingsplichtige ook WBSO aanvragen.

Technostarters 

De WBSO biedt extra ondersteuning aan starters. Om te bepalen of uw onderneming als starter wordt aangemerkt spelen de volgende criteria een rol:

  • het aantal jaren dat uw onderneming personeel in loondienst heeft, of het aantal jaren dat u ondernemer bent. Uw onderneming kan als starter worden aangemerkt als u in de afgelopen vijf kalenderjaren tenminste één jaar niet inhoudingsplichtig was. Als zelfstandige geldt dat u in de afgelopen vijf kalenderjaren maximaal vier kalenderjaren ondernemer was;
  • het aantal jaren waarin uw onderneming een S&O-verklaring heeft gekregen. U kunt maximaal drie jaren als starter worden aangemerkt. Heeft u in de afgelopen vijf kalenderjaren in drie of meer jaren een S&O-verklaring ontvangen komt u niet meer in aanmerking voor de starterstatus;
  • voortzetting van S&O-activiteiten vanuit een andere onderneming. Als uw onderneming activiteiten voortzet van een andere onderneming dan worden in bepaalde gevallen de S&O verklaringen van de andere onderneming meegeteld bij het bepalen van de starterstatus van uw onderneming.

Wanneer komt u in aanmerking voor WBSO

Met uitzondering van publieke kennisinstellingen kan elke ondernemer in Nederland die S&O gaat uitvoeren een WBSO-aanvraag indienen. Specifiek komt u in aanmerking voor de WBSO in de volgende gevallen:

  • uw bedrijf verricht onderzoeks- (speur-), en/of ontwikkelingswerk (S&O);
  • uw bedrijf voert in opdracht van derden onderzoeks- en ontwikkelingswerk uit;
  • u besteedt als zelfstandige tenminste 500 uur aan onderzoeks- en ontwikkelingswerk, in dit geval kunt u in aanmerking komen voor de S&O-aftrek voor zelfstandigen.

Activiteiten

Twee typen activiteiten komen in aanmerking voor de WBSO:

  • ontwikkelingsprojecten moeten leiden tot voor uw bedrijf tastbare technisch nieuwe producten of processen (of onderdelen) of tot technisch nieuwe programmatuur;
  • technisch-wetenschappelijk onderzoek (TWO) dat door de aanvrager zelf wordt en voor zover dit systematisch georganiseerd onderzoek betreft.

Ontwikkelingsprojecten

Voor de WBSO is het van belang dat een ontwikkeling technisch nieuw is voor uw bedrijf. Technisch nieuw is niet hetzelfde als nieuw. Als u het beoogde eindresultaat kunt realiseren op basis van gangbare technieken en algemeen bekende principes dan wordt uw ontwikkeling niet als technisch nieuw aangemerkt.

De technisch nieuwe ontwikkeling kan betrekking hebben op (onderdelen van) producten, maar ook productieprocessen en programmatuur. Technische nieuwe programmatuur wordt verderop nader toegelicht. Voor producten en productieprocessen geldt dat het om tastbare, fysieke zaken moet gaan. Technisch nieuw betekent dat er sprake is van een onderzoekscomponent in het project of de aanwezigheid van technische onzekerheden of risico’s omtrent het bereiken van het resultaat. Het is belangrijk dat uw activiteiten verder gaan dan het eenvoudig toepassen van bestaande kennis of technieken. Indien u het beoogde eindresultaat kunt realiseren op basis van gangbare technieken of algemeen bekende werkingsprincipes dan is er geen sprake van ontwikkeling.

Binnen de context van technisch nieuwe programmatuur in de WBSO gaat het altijd om een probleem op het gebied van informatietechnologie. Het moet gaan om het daadwerkelijk oplossen van (programmeer) technische knelpunten. Hierbij is het van belang dat het programmeren plaatsvindt in een formele programmeertaal. Bij formele programmeertalen kunt u denken aan talen als: PHP, JavaScript, C, C++, C#, Python en PL/SQL. Ook bij programmatuur geldt dat uw ontwikkeling technisch nieuw dient te zijn. Het feit dat uw programmatuur nieuw is (deze was er immers nog niet) wil niet automatisch zeggen dat deze ook technisch nieuw is. Of uw programmatuur technisch nieuw is wordt beoordeeld op basis van twee vragen:

  • is er sprake van een nieuw informatietechnologisch principe in de programmatuur?
  • lost u technische knelpunten op?

Het antwoord op beide vragen moet “ja” zijn. Het S&O-traject eindigt als u een nieuw informatietechnologisch werkingsprincipe heeft aangetoond. Het beschrijven van modellen, het formuleren van algoritmen of het beschrijven van een architectuur wordt niet gerekend tot de ontwikkeling van technisch nieuwe programmatuur.

Technisch-wetenschappelijk onderzoek

Dit betreft onderzoek dat betrekking heeft op gebieden zoals fysica, chemie, biotechnologie, productietechnologie of informatie- en communicatietechnologie (economisch, sociaal of psychologisch onderzoek is uitgesloten) kunnen onder bepaalde voorwaarden als technisch-wetenschappelijk onderzoek worden aangemerkt. Het onderzoek dient als doel te hebben een verklaring te zoeken voor een verschijnsel die niet is te geven op basis van algemeen toegankelijke kennis. U genereert zelf met uw onderzoek theoretische of praktische kennis. Hierbij is het niet vereist dat dit toepassing kan vinden in een technisch nieuw fysiek product of productieproces. Het is van belang dat de onderzoeksopzet op het moment van aanvragen bekend is.

Welke werkzaamheden komen niet in aanmerking voor WBSO

Niet alle werkzaamheden rondom een S&O-project kunnen worden aangemerkt als speur- en ontwikkelingswerk. Onder andere zijn de volgende werkzaamheden geen S&O werkzaamheden en vallen deze dus niet binnen de WBSO:

  • organisatorische en administratieve werkzaamheden;
  • het bouwen of inrichten van apparatuur bestemd voor toepassing in de praktijk;
  • werkzaamheden rondom informatieve bijeenkomsten (zoals cursussen, scholing en symposia);
  • het bouwen van een pilot-plant op productieschaal, dan wel een prototype, zijnde een realisatie van het werkingsprincipe, waarvan aannemelijk is dat het een productieve of commerciële betekenis kan hebben;
  • werkzaamheden met betrekking tot het opstellen en aanpassen van recepturen en de samenstelling van een product zonder dat er sprake is van een technisch nieuw werkingsprincipe van het desbetreffende product;
  • het opstellen, bepalen en toetsen van niet technische specificaties, functionele eisen en randvoorwaarden.

Voorwaarden voor WBSO

Om in aanmerking te komen voor de WBSO dient u te voldoen aan enkele voorwaarden:

  • bij het verrichten van de S&O-werkzaamheden is een projectmatige aanpak vereist. Dit betekend dat er een gefaseerde projectplanning wordt gevolgd;
  • er dient sprake te zijn van voorgenomen S&O-werkzaamheden. U moet in uw aanvraag concreet kunnen beschrijven wat u van plan bent te gaan ontwikkelen. Hierbij moet u technische knelpunten en mogelijke oplossingsrichtingen kunnen duiden;
  • u moet de S&O-werkzaamheden zelf organiseren en uitvoeren. Ook als u in opdracht of in een samenwerkingsverband een project uitvoert moet u kunnen aantonen dat u zelf de werkzaamheden verricht en de aansturing bepaalt;
  • de loonkosten voor een S&O-project worden gerealiseerd binnen de EU. Hierbij is het wel van belang dat u als werkgever in Nederland bent gevestigd en het S&O wordt verricht door uw werknemers waarvoor in Nederland loonheffing wordt ingehouden.

Daarnaast is het zeer belangrijk dat u een uren- en projectadministratie bijhoudt. Dit wordt verder toegelicht onder de kop “Administratie”.

Wanneer WBSO aanvragen

Aanvragen kunnen telkens tot het eind van de maand worden ingediend voor een projectperiode die start in de direct daaropvolgende kalendermaand. Uitzondering hierop zijn aanvragen met een projectperiode die start op 1 januari. Deze aanvragen moeten uiterlijk 20 december van het voorgaande jaar worden ingediend. Binnen een kalenderjaar mag voor maximaal vier perioden van minstens drie kalendermaanden een aanvraag worden ingediend. Verrichten zowel de werknemer(s) van een werkmaatschappij als de werknemer(s) van een holding S&O? Dan dient zowel de werkmaatschappij als de holding een aanvraag in.

Belangrijk om te onthouden is dat u alleen een WBSO-aanvraag kunt indienen voor toekomstige werkzaamheden. U dient dus altijd vooraf een aanvraag in.

Behandeling van uw WBSO-aanvraag

Zodra uw aanvraag is ingediend zal de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) deze beoordelen. Hierbij zal een adviseur van RVO, die kennis heeft van uw vakgebied en de techniek, uw project aan bepaalde criteria toetsen. Bij deze beoordeling wordt gekeken of de werkzaamheden die u gaat verrichten S&O-waardig zijn. Indien uw aanvraag niet volledig en duidelijk genoeg is kan de adviseur van RVO een vragenbrief sturen met een verzoek om punten uit uw aanvraag nader toe te lichten.

Administratie van de WBSO

Indien de adviseur uw aanvraag positief beoordeeld ontvangt u een S&O-verklaring. Deze kunt u vanaf dit moment gaan toepassen. U bent verplicht een uren- en projectadministratie bij te houden waaruit op eenvoudige en duidelijke wijze moet blijken welke S&O-werkzaamheden zij verricht en hoeveel tijd daaraan is besteed. U dient per medewerker, per dag, per project bij te houden hoeveel uur er wordt besteed aan S&O. U dient de voortgang van uw project aan te kunnen tonen door middel van bijvoorbeeld technische vereisten, technische ontwerpen, schetsen, foto’s en protodelen. Deze dient u dus te bewaren in uw administratie. Voor programmatuur geldt dat de voortgang bijgehouden kan worden door middel van een versie beheersysteem.

U bent verplicht uw S&O-administratie gedurende zeven jaar te bewaren.

WBSO-uren melden

U dient altijd het aantal uren dat u in een jaar heeft besteed aan S&O te melden aan RVO. U doet voor alle ontvangen S&O-verklaringen tegelijk een mededeling binnen drie maanden na afloop van het kalenderjaar. Op basis van deze mededeling maakt RVO een correctie-S&O-verklaring op indien niet alle aangevraagde uren zijn gerealiseerd. In de correcte verklaring staat het oorspronkelijke totaal toegekende afdrachtsvermindering minus het bedrag aan afdrachtsvermindering dat u heeft gerealiseerd.

WBSO-controle

RVO kan controleren of de gegevens die u in uw aanvraag heeft verstrekt overeenstemmen met de praktijk. Hierbij komt RVO bij u op bezoek om uw administratie te controleren, waarbij gekeken wordt of u aan de wettelijke vereisten voldoet. Indien uw administratie niet voldoet aan de wettelijk gestelde eisen kan RVO een correctie afgeven. Dit kan betekenen dat u uw voordeel gedeeltelijk of geheel dient terug te betalen. Daarnaast kan RVO (afhankelijk van de omissie) ook een boete opleggen.

WBSO als toegangspoort tot andere regelingen

Bedrijven die gebruik maken van de WBSO-regeling kunnen ook in aanmerking komen voor de innovatiebox. De innovatiebox is een regeling waarmee bedrijven minder winstbelasting hoeven te betalen over hun winsten. Daarnaast heeft u met de WBSO ook toegang tot het innovatief borgstellingskrediet. Hiermee kunt u makkelijker een krediet verkrijgen bij een commerciële bank. Tevens is de WBSO voor startups een toegang tot Vroege Fase Financiering, een lening die maximaal € 350.000 bedraagt voor de ontwikkeling van een nieuw product of software.

Rol van De Subsidiespecialist

Wij kunnen u ondersteuning bieden bij alle aspecten van een WBSO-aanvraag. Dit geldt zowel voor, tijdens en na het indienen van uw aanvraag. Wij kunnen u helpen bij onder andere de volgende punten:

  • het opstellen van een aanvraag;
  • het indienen van een aanvraag;
  • het beantwoorden van een vragenbrief;
  • het opzetten van een goede administratie;
  • het mededelen van de gerealiseerde uren;
  • het begeleiden van een controlebezoek van RVO.

Onze adviseurs verhogen de slagingskans van uw aanvraag. Zij zullen met u in gesprek gaan over uw plannen voor de toekomst. Hierbij zullen zij een realistisch beeld geven van de mogelijkheden binnen de WBSO. Ons doel is u zoveel mogelijk werk uit handen te nemen!

Vragen of aanvragen?

Denkt u in aanmerking te komen voor deze subsidieregeling? Wij helpen u graag op weg met uw WBSO aanvraag. Twijfelt u of heeft u vragen? Wij beantwoorden ze graag! Neem vrijblijvend contact met ons op.

Bel 040 - 250 45 67, mail [javascript protected email address] of maak gebruik van onderstaand formulier.